Vereenvoudiging subsidieprocedures en dossierbehandeling

Door de oplopende wachttijden voor investeringsprojecten inzake scholenbouw en de beschikbare begrotingskredieten zijn in de afgelopen decennia in het vrij gesubsidieerd onderwijs verschillende uitzonderingsprocedures tot stand gekomen om een antwoord te bieden op de dringende investeringsbehoeften. Deze afwijkende procedures gebruiken de laatste jaren echter het merendeel van het beschikbaar investeringsbudget voor de vernieuwing van het schoolpatrimonium.

Het opzet in het Masterplan Scholenbouw is om voor het vrij gesubsidieerd onderwijs meer middelen effectief toe te kennen aan de bouwdossiers die momenteel op de wachtlijst staan (standaardprocedure). Deze bouwdossiers van de standaardprocedure zijn gemiddeld groter van omvang. Het subsidiëren van grotere bouwprojecten komt de kostenefficiëntie ten goede en kan bovendien de integrale aanpak van schoolgebouwen op lange termijn stimuleren. Op die manier kan er ook meer geïnvesteerd worden in een meer fundamentele en omvangrijke vernieuwing van het onderwijspatrimonium en moeten schoolbesturen hun bouwprogramma niet langer opsplitsen in verschillende dossiers/uitzonderingsprocedures.

In dit nieuwe kader is er eveneens aandacht voor een optimale administratieve vereenvoudigde afhandeling van de bouwdossiers zodat de schoolbesturen minder informatie moeten bezorgen aan de overheid en sneller kunnen overgaan tot realisatie van hun schoolbouwprojecten. Minder planlast en minder administratieve procedures zorgen er ook voor dat de schoolbesturen zich kunnen concentreren op hun kerntaken. De gewijzigde werkwijze houdt ook rekening met een betere balans tussen de taaklast voor de administratie en de kans op subsidie voor de besturen.

De hervormingen gaan in vanaf 1 juli 2016.

Voor het officieel gesubsidieerd onderwijs wordt de bestaande manier van werken aangehouden wat de procedures betreft.

Wat houdt de wijziging in afwijkende subsidieprocedures voor het vrij gesubsidieerd onderwijs in?

 De conceptnota Masterplan Scholenbouw stelt dat de afwijkende uitzonderingsprocedures voor het vrij gesubsidieerd onderwijs nu te omvangrijk en te divers zijn. Het is de bedoeling om het aantal afwijkende subsidieprocedures te verminderen en het toepassingsgebied tot hun essentie te herleiden.

 Deze procedures worden dus vereenvoudigd en gestroomlijnd maar ze worden op zich niet volledig afgeschaft. Het blijft nog steeds mogelijk om in te spelen op een aantal dringende noden inzake scholenbouw.

 Verkorte procedure:

 De verkorte procedure blijft behouden om flexibel te kunnen inspelen op dringende noden. De geldende maximale subsidiabele kostprijs voor de verkorte procedure blijft 125 000 euro (excl. btw).

 Het toepassingsgebied wordt herleid naar verbouwingswerken in of aan gebouwen. Nieuwbouw- of omgevingswerken zullen via deze verkorte procedure niet langer mogelijk zijn.

 Een schoolbestuur zal in de toekomst maar ten vroegste twee jaar na het principeakkoord van een eerste verkorte procedure (of een verkorte procedure sanitair, zie verder) een principeakkoord voor een nieuw dossier via de verkorte procedure voor eenzelfde instelling en vestigingsplaats kunnen ontvangen.

 De vroegere afwijkende procedure voor hoogspanningscabines wordt geïntegreerd in de verkorte procedure.

 Verkorte procedure sanitair

 Werken aan sanitair worden mogelijk via de verkorte procedure sanitair. Zoals bij de verkorte procedure, zal er in de toekomst maar ten vroegste twee jaar na het principeakkoord van een eerste verkorte procedure of verkorte procedure sanitair, een principeakkoord voor een nieuw dossier via de verkorte procedure of verkorte procedure sanitair voor eenzelfde instelling en vestigingsplaats kunnen ontvangen.

 Ook nieuwbouw van sanitair komt onder deze verkorte procedure sanitair in aanmerking voor een versnelde goedkeuring. De geldende maximale subsidiabele kostprijs voor een verkorte procedure geldt niet in geval van de renovatie of nieuwbouw van sanitair.

Het zal echter niet mogelijk zijn dat een subsidieaanvraag via de verkorte procedure “sanitair” tegelijk loopt met een andere aanvraag via de verkorte procedure op dezelfde vestigingsplaats.

 Werken na overmacht

 Als een schoolbestuur werken moet uitvoeren ten gevolge van overmacht zoals brand, waterschade, milieusanering of stabiliteitsproblemen dan kan er nog steeds afgeweken worden van de chronologie van de wachtlijst.

 Aankoop en werken na aankoop

 De aankoop van gebouwen en de hiermee verbonden werken na aankoop bieden een snelle methode om het schoolpatrimonium uit te breiden. De mogelijkheid blijft behouden om hiervoor versneld subsidie te verkrijgen.

 Uitbreidingen/verhogingen van een principeakkoord

 Tijdens het subsidietraject kan het voorvallen dat het vastgelegde bedrag bij het principeakkoord niet toereikend is, bijvoorbeeld omwille van duurdere inschrijvingsprijzen bij gunning. Daarom blijft AGION een budget voorzien voor de zogenaamde uitbreidingen/verhogingen van reeds aangegane engagementen.

 Spoedprocedure

Een spoedprocedure is heel uitzonderlijk en is enkel mogelijk in het geval van een plotse en onvoorzienbare situatie waardoor dringend moet en kan ingegrepen worden omdat er geen onderwijs meer verstrekt kan worden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een stookketel van een klassenblok die uitvalt in de winterperiode.

Dossiers in samenwerking met andere subsidiërende overheden

In geval een andere subsidiërende overheid de werken aan het schoolgebouw voor een substantieel aandeel mee financiert, zal AGION het aandeel in deze werken versneld aanvullend blijven subsidiëren tot maximaal 100%. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij schoolgebouwen die door Onroerend Erfgoed zijn beschermd. AGIOn behoudt daarmee een efficiënte en soepele procedure waarbij er kan afgestemd worden op de subsidieregelingen van andere beleidsdomeinen.

 Dossierbehandeling voor het vrij en officieel gesubsidieerd onderwijs vereenvoudigen

 In het kader van de administratieve vereenvoudiging van de bouwdossiers zal AGION de structurele en  systematische voorafgaande controle van de dossiers van heel het gesubsidieerd onderwijs afbouwen. Deze controle, voornamelijk. op de naleving van de wetgeving overheidsopdrachten, leverde immers weinig fundamentele opmerkingen op.

 AGION zal zich vooral focussen op de controle bij het verlenen van het principeakkoord, de verwerking van de betalingsaanvragen, de controle van de aanwending van de subsidies en de nieuwe beleidsmatige uitdagingen van het Masterplan Scholenbouw,

Concreet betekent dit het volgende:

Schoolbesturen moeten ontwerpdossiers en gunningsdossiers niet meer volledig en systematisch voorafgaandelijk aan AGION ter goedkeuring voorleggen. Dit betekent een tijdswinst voor de schoolbesturen. Een principeakkoord wordt verleend op basis van het bewijs van zakelijk recht van de inrichter en de totale raming van alle percelen, via de samenvattende meetstaat, het aanvraagformulier en een overzicht van de eventueel nog volgende percelen. Vervolgens kan de aanbesteding starten. De indiening van de administratieve bepalingen, plannen,… is niet langer vereist.

Alvorens de werken te kunnen toewijzen aan de aannemer zal het schoolbestuur enkel de hoogst noodzakelijke documenten voor de berekening van de subsidie aan AGION moeten bezorgen. Het gaat daarbij om een kopie van de gekozen offerte en de beraadslaging van het schoolbestuur. Desgewenst kan na de indiening bij AGION en vóór de subsidieberekening op basis van de gunning de toewijzing reeds plaatsvinden, op verantwoordelijkheid van het schoolbestuur. Dit mag wel pas gebeuren nadat AGION het principeakkoord met de goedkeuring van het bouwprogramma heeft verleend.

Dit neemt echter niet weg dat de schoolbesturen en ontwerpers steeds een beroep kunnen blijven doen op de expertise van AGION op vlak van wetgeving overheidsopdrachten of aanbevelingen voor het ontwerpen van een schoolgebouw. Concrete adviesvragen (bijv. via e-mail) over de wetgeving overheidsopdrachten blijven dus nog steeds mogelijk)

 AGION zal de subsidie uitbetalen op basis van de ontvangen facturen en dit tot maximaal 102% van het subsidiebedrag dat in het gunningsdossier werd berekend. Zolang de berekende subsidie per factuur dit bedrag niet overschrijdt, zal de subsidie worden uitbetaald.

Onvoorzienbare en noodzakelijke meerwerken zal AGION in de toekomst nog slechts in enkele uitzonderlijke gevallen subsidiëren. Dit zal het geval zijn voor asbestverwijderingswerken en grondwerken. Daarnaast kunnen uitzonderlijke meerwerken enkel nog gemotiveerd aan de raad van bestuur worden voorgelegd.

 Overgangsfase en timing

 De wijziging van subsidieprocedures en dossierbehandeling gaat in vanaf 1 juli 2016. AGION voorziet wel een  overgangsperiode voor dossiers die AGION reeds heeft ontvangen of ontvangen zal hebben vóór 1 juli 2016.

De dossiers die momenteel in opmaak zijn bij de schoolbesturen volgens de ‘oude’ regeling kunnen nog tot en met 30 juni 2016 ingediend worden. AGION zal deze dossiers nog volgens de ‘oude’ regeling behandelen. Indien deze dossiers nog niet volledig zijn, krijgen de bouwheren tot 1 december 2016 de tijd om het nodige hiervoor te doen en deze reeds ingediende dossiers tijdig aan te vullen waar nodig.

 Bij subsidiedossiers die een principeakkoord onder het oude systeem hebben ontvangen, of zullen ontvangen vóór 1 juli 2016 zal AGION de huidige fase van het dossier afwerken volgens het oude systeem. De volgende fasen van het dossier (bijvoorbeeld de gunning, of de uitbetaling van de subsidie van een volgende vorderingsstaat) en nieuwe percelen die binnen zulke dossiers ingediend worden vanaf 1 juli 2016, volgen de nieuwe regeling, waardoor voor deze percelen dus de administratieve vereenvoudiging en de uitbetaling tot maximaal 102% van het subsidiebedrag bij gunning geldt.

 Het verhoogde forfait van 10% voor algemene onkosten, in plaats van de huidige 7%, zal van toepassing zijn op de bovenvermelde nieuwe fasen en percelen, en op de nieuwe subsidieaanvragen die vanaf 1 juli 2016 worden ingediend.

Lees hier meer