verdere verloop van de aanvraag
AGION creëerde een online opvolgingssysteem voor de huursubsidiedossiers, ‘Renta’. Deze applicatie zorgt voor een vlotte administratieve verwerking, opvolging, uitbetaling en rapportering van deze dossiers. Renta biedt heel wat operationele voordelen en zal u in staat stellen om zelf uw huursubsidiedossier(s) op te volgen en ons in een latere fase de nodige documenten te bezorgen.
Hoe krijgt u toegang tot Renta?
Renta is toegankelijk via het e-loket van AGION. Elke school (instelling) heeft een aparte toegang tot het e-loket.
De schooldirecteur is de lokale beheerder in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Hij kan onder meer toegang geven aan administratief personeel voor toepassingen die de onderwijsadministratie gebruikt. In dit toegangsbeheer zal ook het ‘AGION e-loket externe gebruiker’ worden opgenomen. De directeur heeft van ons het toegangsrecht gekregen en kan deze rechten zelf beheren en aanpassen.
Hoe het rechtenbeheer verloopt leest u in deze handleiding.
Hoe werkt Renta?
Aanmelden in Renta
Wie gebruikersrechten heeft ontvangen van de directie kan zich aanmelden via een digitale sleutel naar keuze (eID, itsme).
Status controleren
Renta biedt het voordeel dat de aanvrager van een huursubsidiedossier op elk moment de status van de dossiers kan opvolgen. Hiervoor is een tegel ‘Dossiers’ beschikbaar binnen de applicatie.
Gegevens controleren of ons bezorgen
AGION betaalt de huursubsidie uit per afgelopen kwartaal. Alvorens wij betalingen van dossiers kunnen uitvoeren, moet de school een aantal gegevens controleren of ons bezorgen.
Ontvangt u een eerste kwartaalbetaling?
De contactpersoon van het dossier zal een melding ontvangen om de definitieve huurovereenkomst op te laden.
De definitieve huurovereenkomst moet volgende elementen bevatten:
- de volledige identificatie (naam, voornaam en rijksregisternummer) van alle betrokken partijen. Voor rechtspersonen moeten de naam, de rechtsvorm, het ondernemingsnummer en de maatschappelijke zetel worden vermeld
- de vertegenwoordiging van alle betrokken partijen. Voor schoolbesturen die een vereniging zonder winstoogmerk zijn, kunnen enkel één of meerdere bestuurders, die namens de statuten bevoegd zijn om te ondertekenen, het schoolbestuur vertegenwoordigen . De naam en hoedanigheid van deze bestuurder(s) moet ook worden vermeld. Als een bijzonder gevolmachtigde de huurovereenkomst ondertekent, moet u dit vermelden en ons ook de bijzondere volmacht die de raad van bestuur hiervoor verleende bezorgen, als bijlage bij de huurovereenkomst
- alle toepasselijke voorwaarden en modaliteiten van de huur, met minstens volgende elementen:
- de prijs van de aanvangshuur, al dan niet met indexeringsformule die bestaat uit de aanvangsindex, het nieuwe indexcijfer en de index die van toepassing is, bv. de consumptieprijs- of de gezondheidsindex
- de duur van de huurperiode in maanden
- de aanvangsdatum van de huurperiode
- een volledige omschrijving van de te huren infrastructuur
Is de huurperiode langer dan negen jaar? Dan is een notariële akte verplicht. Voor meer informatie kan u terecht bij uw notaris.
Ook een verklaring van rekeningnummer met het ondernemingsnummer van de inrichtende macht en de identiteit van de rekeninghouder zal moeten worden opgeladen. Deze verklaring mag maximaal zes maanden oud zijn. Alleen leden van de inrichtende macht of gemandateerden kunnen dit formulier ondertekenen.
De uitbetaling van de huursubsidie vindt enkel plaats na ontvangst van deze erewoordverklaring. Renta verzendt voor elke kwartaalbetaling automatisch een systeemmelding voor controle.
We herinneren er aan dat door het aanvaarden van de huursubsidies, het schoolbestuur er zich toe verbindt:
1° de huursubsidie alleen te gebruiken voor het project en de onderwijsbestemming waarvoor ze is bedoeld;
2° elke wijziging, schorsing of beëindiging van de huurovereenkomst of van de voorwaarden voor de toegekende huursubsidie aan AGION te melden;
3° bij het ophouden van de onderwijsbestemming dat aan AGION te melden, zodat AGION de huursubsidie onmiddellijk kan beëindigen.
Heeft de school in het verleden al een kwartaalbetaling ontvangen?
Bij elke volgende kwartaalbetaling zal de aanvrager op eer moeten verklaren dat de contactgegevens en het rekeningnummer voor de dossier(s) nog steeds correct zijn. Renta stuurt hiervoor automatisch een systeemmelding.
Wijzigt het rekeningnummer, dan bezorgt de school via Renta een nieuwe verklaring van rekeningnummer met het ondernemingsnummer van de inrichtende macht en de identiteit van de rekeninghouder. Deze verklaring mag maximaal zes maanden oud zijn. Alleen leden van de inrichtende macht of gemandateerden kunnen dit formulier ondertekenen.
De uitbetaling van de huursubsidie vindt enkel plaats na ontvangst van deze erewoordverklaring.
Automatische systeemmeldingen in Renta
Alleen de vermelde contactpersoon in het aanvraagformulier ontvangt vanuit Renta automatisch alle systeemmeldingen en communicatie over de huursubsidiedossier(s).
De schooldirecteur en alle personen met bewerkrechten kunnen belanghebbenden in Renta toevoegen om zelf ook automatische systeemmeldingen te ontvangen. Op welke manier u dat doet, leest u in dit eenvoudig stappenplan.
We hebben de schooldirecties de opdracht gegeven ook iemand van de inrichtende macht als belanghebbende toe te voegen, opdat zij op de hoogte worden gehouden van het dossierverloop.
Vragen?
Heeft u nog vragen? Mail ons dan op huursubsidies@agion.be.
Voor vragen of problemen met de toegangsrechten, neemt u contact op met helpdesk.edison@ond.vlaanderen.be
