uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie

Na de start van de werken ontvangt u facturen van de aannemer. Bezorg ons voor elk perceel een betalingsdossier dat uit één of meerdere betalingsaanvragen kan bestaan. AGION berekent de subsidie en betaalt per betalingsaanvraag. 

Er zijn vijf types betalingsaanvragen:

• de eerste betaling na de start van de werken
• een vervolgbetaling tijdens de uitvoering van de werken
• de laatste betaling: op het einde van de werken bij het indienen van de eindafrekening.
• meerwerken
• prijsherzieningen

Voor elke betalingsaanvraag bezorgt u ons de vorderingsstaat en de factuur.

AGION controleert bij elke betaling de betalingsdocumenten en vergelijkt de vorderingsstaat met de factuur en met de naam van de aannemer uit de gunningsfase. Het bedrag van de vorderingsstaat en van de factuur moet exact overeenkomen. Anders vraagt AGION een correctie op.

Lees in deze rubriek hoe u uw betalingsdossier samenstelt.

AGION behandelt per perceel de betaling van de subsidie. Alle voorwaarden en vereisten voor de betaling van de subsidies gelden dus voor ieder afzonderlijk perceel.

1 Uitbetaling van de subsidie

1.1 Welke documenten dient u in voor een eerste uitbetaling?

• Het aanvangsbevel met de exacte startdatum van de werken:
  • een e-mail van de inrichtende macht aan de aannemer; 
  • of een werfverslag dat de aanvangsdatum van de werken vermeldt;
  • of een verklaring op eer. Maak gebruik van dit sjabloon.
• Een door het schoolbestuur ondertekende verklaring op eer met vermelding van het rekeningnummer voor de uitbetaling en de titularis. Maak gebruik van dit sjabloon.
• De factuur 
  • Factuur uitgevoerde werken volgens offerte 
  • Factuur meerwerken 
  • Factuur prijsherziening 
• Het attest “btw verlegd”
  De gegunde aannemer van het perceel stelt de factuur op. Als u de btw rechtstreeks betaalt aan de btw-administratie bezorgt u ons een ondertekend attest met vermelding van het btw-bedrag en het btw-percentage dat u voor de ingediende factu(u)r(en) betaalde. Maak gebruik van dit sjabloon.
• De nagekeken vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief) van de uitgevoerde werken
  • Vorderingsstaat uitgevoerde werken volgens offerte 
  • Vorderingsstaat meerwerken 
  • Vorderingsstaat prijsherziening 
• Prijsherzieningsberekening 
  Als een prijsherziening van toepassing is, dient u de prijsherzieningsberekening in. Deze bestaat uit de berekening van de prijsherzieningscoëfficiënt. De aannemer past deze toe op de maandelijkse vorderingsstaat. 

1.2 Welke documenten dient u in voor vervolgbetalingen? 

• De factuur
• Attest ‘btw verlegd’
• De nagekeken vorderingsstaat (maandelijks en cumulatief)
• De prijsherzieningsberekening (maandelijks)

1.3 Betalingen met tussenkomst van een andere instantie

• Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij (OVAM) asbestverwijdering 
• Het Vlaams Energiebedrijf (VEB) 
  • De kostendekkende vergoeding en het steunbedrag van VEB komen niet in aanmerking voor subsidiëring. 
• Het Agentschap Onroerend Erfgoed:
  • De tussenkomst van Onroerend Erfgoed komt niet in aanmerking voor subsidiëring. Bezorg bij het indienen van de eindafrekening het definitieve premiebesluit van Onroerend Erfgoed.
• Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (VIPA)
  • De aannemer maakt twee facturen op op basis van de verdeelsleutel bij de gunning; één voor het deel dat AGION subsidieert en één voor het deel dat  VIPA financiert. 

1.4 Facturen van de gewone werken volgens offerte

De ingediende facturen bepalen het uiteindelijke subsidiebedrag. 
Het maximum subsidieerbare bedrag aan gewone facturen is het netto subsidiabele bedrag bij gunning verhoogd met 2%.

Deze 2% is bedoeld voor onder andere:

• meerwerken die niet gemotiveerd kunnen worden
• een stijging van vermoedelijke hoeveelheden
• wijzigingswerken
• prijsherzieningen 

AGION betaalt meerwerken en prijsherzieningen opgenomen in de gewone facturen uit in betalingsfase tot 102% van de netto subsidiabele kostprijs die bij gunning bereikt wordt.

Kiest u om meerwerken en prijsherzieningen in te dienen op aparte bisfacturen en -vorderingsstaten? Dan kunnen deze in aanmerking komen voor bijkomende subsidies bovenop de 102% van de netto subsidiabele kostprijs bij gunning. In dat geval betaalt AGION die pas uit bij de eindafrekening.

Maak vóór facturatie duidelijke afspraken met de aannemer. Staan de meerwerken of prijsherzieningen op de ‘gewone’ factuur, dan komen ze niet meer in aanmerking voor extra subsidiëring bovenop de 102%. Na uitbetaling van de subsidie van de gewone factuur is geen rechtzetting of opsplitsing meer mogelijk.
 

1.5 Meerwerken

Voerde de gegunde aannemer extra werken uit die niet vermeld staan op de definitieve meetstaat bij offerte? 

Dien deze meerwerken in via aparte facturen en vorderingsstaten, zo kunnen deze in aanmerking komen voor bijkomende subsidies bovenop de 102% van de netto subsidiabele kostprijs bij gunning voor de gewone factuurbedragen. U moet uitgebreid motiveren dat de meerwerken onvoorzienbaar waren bij het opstellen van het gunningsdossier en noodzakelijk zijn om de geplande werken verder te kunnen zetten. Zonder duidelijke motivering keurt AGION het meerwerk af.

Beslist u om de meerwerken apart te factureren en zo in te dienen, dan kunnen ze bij eindafrekening ook niet meer onder de gewone facturen geplaatst worden.

Meer info over meerwerken indienen bij de eindafrekening
 

1.6 Prijsherzieningen volgens de prijsherzieningsformule

U kan contractueel met de aannemer een prijsherzieningsformule overeenkomen om toe te passen op de uitgevoerde werken. Dit kan de stijgingen van de loonkosten en materiaalprijzen opvangen. Deze prijsherzieningen kunnen ook in aanmerking komen voor bijkomende subsidies bovenop de 102% van de netto subsidiabele kostprijs bij gunning, als u deze indient via aparte bisfactuur en bisstaat.

Opgelet! Staat de prijsherziening op de gewone factuur vermeld, dan komt deze niet in aanmerking voor extra subsidiëring, maar zal de prijsherziening opgenomen worden in de gewone facturen. Na uitbetaling van de gewone factuur is geen rechtzetting meer mogelijk.

Beslist u om de prijsherzieningen apart te factureren en zo in te dienen, dan kunnen ze bij eindafrekening ook niet meer onder de gewone facturen geplaatst worden.

Meer info over prijsherzieningen indienen bij de eindafrekening

U mailt uw betalingsaanvraag met de bijhorende bewijsstukken naar rf@agion.be. Voor een vlotte verwerking van de aangeleverde documenten en een eenvoudige dossieropvolging, gebruikt u de uniforme naamgeving van AGION. Als de naamgeving van de documenten niet correct is, zullen we u vragen de ingediende documenten te bezorgen met de juiste naamgeving. 

1.7 Meerwerken en prijsherzieningen in dossiers met aftoppingsbedragen of verkorte procedures

Bij dossiers met aftoppingsbedragen is enkel subsidie mogelijk tot het aftoppingsbedrag van het dossier. In deze gevallen komen apart ingediende prijsherzieningen en meerwerken slechts tot aan het aftoppingsbedrag in aanmerking voor subsidie.

Bij dossiers via de verkorte procedure is enkel subsidie mogelijk tot het grensbedrag van 125 000 euro (exclusief btw). Apart ingediende prijsherzieningen en meerwerken komen enkel tot aan het grensbedrag in aanmerking voor subsidie.
 

1.8 Minwerken

Minwerken zijn niet uitgevoerde posten van de gewone vorderingsstaten. De aannemer mag enkel uitgevoerde werken factureren. Rekende hij per vergissing te veel werken aan? Dan brengt hij deze in mindering aan de hand van een creditnota op de factuur van de gewone werken. 
 

1.9 Facturen asbestverwijdering

Bij werken voor een asbestverwijdering hangt de indieningswijze van facturen bij AGION ervan af of u de werken via een eigen aannemer of door een aannemer via het raamcontract van de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij  (OVAM) laat uitvoeren.

*verklaring op eer

Ga naar voltooiing van de werken en eindafrekening

2 Kredietovereenkomst

AGION subsidieert niet de volledige kostprijs van het (bouw)project. Voor het eigen aandeel (30% of 40%) kan de inrichtende macht van het vrij gesubsidieerd onderwijs een lening met AGION-waarborg aangaan. Na goedkeuring van AGION over het bedrag en de duur van de lening, kan het schoolbestuur een kredietovereenkomst met AGION-waarborg sluiten met een erkende financiële instelling.

Als u een beroep wil doen op de AGION-waarborg, betaalt u hiervoor aan AGION een waarborgbijdrage (berekend op basis van het leningsbedrag). De financiële instelling bezorgt AGION de ondertekende leningsovereenkomst. Na de definitieve eindafrekening kan u, indien gewenst/ nodig, het initiële leningsbedrag nog aanpassen.

De financiële instelling stelt u het krediet ter beschikking na toestemming van AGION. AGION bezorgt u en de financiële instelling daarvoor een leningsvrijgave. De leningsvrijgaves gebeuren bij het uitbetalen van de facturen in betalingsfase of bij eindafrekening.

Meer informatie over het afsluiten van een lening

Investeert u in energiebesparende maatregelen? Maak dan gebruik van de renteloze energielening! Deze lening financiert het deel van de energiebesparende ingrepen waarvoor u geen subsidie ontvangt binnen uw regulier subsidiedossier. Zowel scholen van het vrij als van het officieel gesubsidieerd onderwijs kunnen gebruik maken van de renteloze energielening.