voltooiing van de werken en eindafrekening

De werken zijn volledig uitgevoerd en opgeleverd, en u heeft alle facturen van de aannemer ontvangen? Dan kan u de eindafrekening van uw perceel indienen.

De eindafrekening bevat alle definitieve stukken om het perceel te kunnen afsluiten. Zodra u de eindafrekening bij AGION indient, zijn er geen toevoegingen van bijkomende facturen, prijsherzieningen of meerwerken meer mogelijk. Het is in deze fase niet meer mogelijk om de indieningswijze van meerwerken of prijsherzieningen te wijzigen. Deze keuze maakte u al in de betalingsfase.

AGION behandelt per perceel de eindafrekening van de subsidie. Alle voorwaarden en vereisten voor de eindafrekening van de subsidies gelden voor ieder afzonderlijk perceel. U bezorgt per perceel de nodige eindafrekeningsdocumenten. 

1. Eindafrekeningsdocument “gewone” facturen

Gewone facturen dient u in via het eindafrekeningsdocument gewone facturen.

• Vul het overzichtsblad en de facturenlijst van de gewone facturen in.
• De prijsherziening van toepassing op de gewone factuur en gefactureerd op de gewone factuur, vervolledigt u in de kolom “bedrag van de herziening” in de facturenlijst.
• Bezorg ons het eindafrekeningsdocument gewone facturen in één bestand waarin u alle tabbladen volledig invult. 
• De voorzitter van de inrichtende macht of een gevolmachtigde ondertekent het document.

2 Eindafrekeningsdocument meewerken en prijsherzieningen

Meerwerken en prijsherzieningen ingediend als aparte bisfacturen, vult u in op het eindafrekeningsdocument voor meerwerken en prijsherzieningen.

• Vul het overzichtsblad en de facturenlijst van de meerwerken en prijsherzieningen in
• Bezorg ons het eindafrekeningsdocument voor meerwerken en prijsherzieningen als één bestand met alle tabbladen volledig ingevuld.  
• De voorzitter van het schoolbestuur of een gevolmachtigde ondertekent het document. 
• Zo nodig voegt u ook de gevraagde documenten toe (niet ingediende facturen en vorderingsstaten van meerwerken en/of prijsherzieningen).

2.1 Meerwerken

Voerde de gegunde aannemer extra werken uit die niet vermeld staan op de definitieve meetstaat bij offerte? Dan betreft het meerwerken:

• AGION subsidieert deze meerwerken enkel als ze niet te voorzien waren bij het opstellen van het gunningsdossier en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werken. U motiveert uitgebreid dat de meerwerken onvoorzienbaar waren bij het opmaken van de eindafrekening en noodzakelijk waren om de geplande werken te kunnen verderzetten. Zonder duidelijke motivering keurt AGION het meerwerk af.
• Grondig gemotiveerde onvoorzienbare en noodzakelijke overschrijdingen van de vermoedelijke hoeveelheden nodig om de werken te kunnen verderzetten (bijvoorbeeld grondwerken/rioleringswerken), kunnen eventueel in aanmerking komen voor bijkomende subsidiëring via meerwerken.
• Verhogingen van de vermoedelijke hoeveelheden voorzien in de offerte en wijzigingswerken op vraag van het schoolbestuur komen niet in aanmerking voor subsidiëring als meerwerk. Deze posten dient u onder de “gewone” facturen in.

Motivering van de werken

Op het tabblad ‘motivering’ van het eindafrekeningsdocument licht u de uitgebreide motivatie voor de meerwerken en de onvoorzienbare overschrijdingen van de vermoedelijke hoeveelheden toe. Graag verwijst u naar verslagen, vooronderzoeken of voegt u foto’s toe. 

In het tabblad ‘motivering van de meerwerken’ in het eindafrekeningsdocument meerwerken/prijsherzieningen kunnen geen negatieve bedragen voorkomen. Gemotiveerde posten in de meerwerken zijn immers de weerslag van extra uitgevoerde werken en kunnen dus alleen positieve bedragen bevatten.

Indieningswijze meerwerken via aparte facturen

Voor meerwerken ingediend op aparte facturen, en dus niet via de “gewone” facturen, bezorgt u ons:

• de bisfactuur
  De gegunde aannemer van het perceel stelt de bisfactuur op. Als u de btw rechtstreeks betaalt aan de btw-administratie bezorgt u ons een ondertekend attest met vermelding van het btw-bedrag en het btw-percentage dat u voor de ingediende bisfactu(u)r(en) betaalde. Maak gebruik van dit sjabloon. 
• de bisstaat
  De nagekeken vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief).

Opgelet! Voor meerwerken initieel ingediend via aparte facturen en bisstaten kan u de aparte ingediende meerwerken niet meer verplaatsen naar de eindafrekening gewone facturen. Meerwerken ingediend via de gewone facturen kan u niet meer crediteren en indienen via de eindafrekening meerwerken.
 

2.2 Prijsherzieningen

U kan contractueel met de aannemer een prijsherzieningsformule overeenkomen om toe te passen op de uitgevoerde werken. Dit kan de stijgingen van de loonkosten en materiaalprijzen opvangen.

Bij de prijsherzieningen ingediend via aparte bisfacturen bezorgt u ons het volgende:

• Vul het tabblad prijsherzieningen van het eindafrekeningsdocument voor meerwerken en prijsherzieningen in:
  • Het bedrag van de prijsherziening van een gewone factuur plaatst u in de kolom “bedrag van de herziening”.
• De bisfactuur
  De gegunde aannemer van het perceel stelt de factuur op. Als u de btw rechtstreeks betaalt aan de btw-administratie bezorgt u ons een ondertekend attest met vermelding van het btw-bedrag en het btw-percentage dat u voor de ingediende factu(u)r(en) betaalde. Maak gebruik van dit sjabloon.
• De bisstaat
  De nagekeken vorderingsstaat (maandelijks).

2.3 Bijkomende informatie eindafrekening met tussenkomst van andere instantie

• Bij EPB-plichtige werken 

U verleent ons een kopie van de EPB-aangifte bij VEKA (Vlaams Energie- en Klimaatagentschap) door de EPB-verslaggever en een EPB-certificaat van VEKA.

• Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij (OVAM) asbestverwijdering 

Lees hier meer over de indieningswijze van facturen voor asbestverwijdering

• Aankoopdossier

U bezorgt ons de authentieke akte (of een kopie) van de notaris en de factuur van de notariskosten.

• Agentschap Onroerend Erfgoed

U bezorgt ons het definitieve premiebesluit van Onroerend Erfgoed.

• Tussenkomst verzekeringsmaatschappij 

De verklaring van de verzekeringsmaatschappij geeft aan of de geleden schade al dan niet gedekt is en bevat het bedrag van de eventuele tussenkomst.

• Het Vlaams Energiebedrijf (VEB)

De kostendekkende vergoeding en het steunbedrag van VEB komen niet in aanmerking voor subsidiëring. 

• Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (VIPA)

De aannemer maakt twee facturen op op basis van de verdeelsleutel bij de gunning, één voor het deel van AGION en één voor het deel van VIPA. De factuur van VIPA komt niet in aanmerking voor subsidiëring. 
 

2.4 Meerwerken en prijsherzieningen in dossiers met aftoppingsbedragen of verkorte procedures

Bij dossiers met aftoppingsbedragen is enkel subsidie mogelijk tot het aftoppingsbedrag van het dossier. In deze gevallen komen apart ingediende prijsherzieningen en meerwerken slechts tot aan het aftoppingsbedrag in aanmerking voor subsidie.

Bij dossiers via de verkorte procedure is enkel subsidie mogelijk tot het grensbedrag van 125 000 euro (exclusief btw). Apart ingediende prijsherzieningen en meerwerken komen enkel tot aan het grensbedrag in aanmerking voor subsidie.
 

2.5 Creditnota’s

U geeft voor elke ingediende creditnota duidelijk aan op welke factuur en posten deze betrekking heeft:

• Een creditnota voor werken onterecht opgenomen in een gewone factuur, dient u in en voegt u toe aan de eindafrekening “gewone facturen”.
• Een creditnota voor werken onterecht opgenomen in een meerwerkfactuur, dient u in en voegt u toe aan de eindafrekening “meerwerken”.
  • AGION mag het dossier afsluiten 

3. Afsluiten van uw dossier

Na afhandeling van de eindafrekening van het laatste perceel van uw dossier, ontvangt u een bericht met de vraag tot het afsluiten van uw dossier. U beschikt over volgende mogelijkheden:

• AGION mag het dossier afsluiten
• Er moeten nog werken uitgevoerd worden om het goedgekeurde bouwprogramma te realiseren. 
  • voor het resterende saldo dient u nog een bijkomend perceel met een nieuw gunningsdossier in 
  • Opgelet! Het moet gaan om werken op hetzelfde kadastraal perceel als bij de initiële subsidieaanvraag. U kan enkel nog een perceel indienen voor concrete werken die op korte termijn uitvoerbaar zijn. Op basis van deze gegevens beoordeelt AGION over de aanvaarding van de werken als bijkomend perceel binnen dit dossier. De werken mogen pas starten na effectieve indiening van het gunningsdossier en schriftelijk akkoord van AGION.
• U gaat een nieuwe lening met AGION-waarborg, een nieuwe energielening of geen lening aan.

U bezorgt ons uw keuze met vermelding van datum en het rekeningnummer. De voorzitter van het schoolbestuur of een gevolmachtigde ondertekent het document.

Zodra AGION op de hoogte is van uw keuze ontvangt u de subsidiebetaling op basis van de eindafrekening van het laatste perceel.

Opgelet! Bij het afsluiten van een aankoopdossier gaat het enkel over de aankoop zelf en niet over het dossier werken na aankoop.

U mailt uw eindafrekening met de bijhorende bewijsstukken naar rf@agion.be. Voor een vlotte verwerking van de aangeleverde documenten en een eenvoudige dossieropvolging, gebruikt u de uniforme naamgeving van AGION. Als de naamgeving van de documenten niet correct is, zullen wij u vragen de ingediende documenten te bezorgen met de juiste naamgeving.